Légalisation et apostille : une nouvelle mission dévolue aux notaires dès 2025

La légalisation des documents publics

La légalisation est un processus qui atteste la véracité de la signature d’un document, l’identité et les fonctions du signataire, et l’authenticité du sceau ou du timbre apposé. Jusqu’à la fin de l’année 2024, cette tâche était gérée par le Bureau des légalisations. Depuis début 2025, les notaires assument cette nouvelle responsabilité [4]. Le décret précise que les documents pouvant être légalisés incluent les actes judiciaires, les actes du parquet, les actes établis par des greffiers, les actes de l’état civil, les actes notariés, et divers autres actes administratifs. La procédure de légalisation implique l’apposition d’un cachet officiel sur le document.

L’apostille et sa procédure simplifiée

L’apostille [5], introduite par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, est une forme simplifiée de légalisation applicable dans les pays signataires de la convention. Elle certifie les mêmes informations que la légalisation par le biais d’un timbre apposé sur le document. Jusqu’à la fin de 2024, la demande d’apostille devait être adressée au service Apostille du parquet général de la cour d’appel. Depuis 2025, la réforme donne cette mission aux notaires. Les documents pouvant recevoir une apostille incluent des jugements, des extraits de casier judiciaire, des procès-verbaux de constat, des actes de naissance, et divers autres actes administratifs et notariés. Cependant, les documents commerciaux, douaniers, et ceux établis par des agents diplomatiques et consulaires ne peuvent pas être apostillés.

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Les implications de la réforme

Cette réforme concerne directement divers publics, y compris les particuliers, les administrations, les notaires, les commissaires de justice, le service du casier judiciaire national, les officiers d’état-civil, les juridictions, les greffiers, et les chambres de commerce et d’industrie. Elle introduit également des dispositions spécifiques pour certains territoires ultra-marins et les demandes d’entraide judiciaire en matière pénale, pour lesquelles le ministère des Affaires étrangères et les procureurs généraux conservent certaines compétences.

Les nouvelles règles prévoient que la légalisation et l’apostille soient principalement délivrées sous forme électronique. Les autorités compétentes ont accès à une base de données nationale des signatures publiques, alimentée et mise à jour par les autorités concernées. Un registre électronique des légalisations et apostilles délivrées est tenu, accessible aux autorités étrangères destinataires des documents.

Mise à jour du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises

Le décret n° 2024-1200 du 23 décembre 2024 vient modifier le décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l’apostille des actes publics établis par les autorités françaises. Il élargit ainsi les responsabilités des notaires dans l’authentification des documents destinés à l’étranger.

L’article 1^er du décret n°2024-1200 prévoit l’entrée en vigueur des chapitres I, II, et IV à VIII du décret n°2021-1205 à deux dates :

• 1^er mai 2025 pour les formalités d’apostille (certification des documents pour l’étranger) ;
• 1^er septembre 2025 pour les formalités de légalisation (certification des documents officiels à l’international).

Notes :