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[Enquête] Les logiciels et plateformes proposés au notariat

[Enquête] Les logiciels et plateformes proposés au notariat

La digitalisation des études notariales n’est plus à démontrer. Une majorité des structures sont équipées d’outils métiers, pour fluidifier leurs échanges internes et externes, et améliorer leur productivité au quotidien. Si vous cherchez un peu d’aide pour identifier vos besoins et faire un état des lieux de ce que proposent les solutions et outils disponibles sur le marché, c’est ici !

Si tous les éditeurs de logiciels contactés n’ont pas souhaité répondre à notre enquête, nous pouvons néanmoins, à partir des 13 solutions présentées [1], faire un premier bilan. De quoi vous livrer plusieurs tendances sur la manière dont ces acteurs déclarent répondre aux attentes et aux enjeux de la profession !

Les entreprises éditrices de logiciels et plateformes pour le notariat

Tous les répondants à notre sondage nous ont indiqué avoir leur siège social en France. Une très large majorité d’entre eux (85 %) sont des sociétés ne faisant pas partie d’un groupe international.

10 éditeurs d’une ou de plusieurs solutions numériques ont accepté de répondre à nos questions (par ordre alphabétique) : 3A Management ; 5ème Face ; Beehave ; ESSENTIEL NOTAIRES ; FICHORGA ; FoxNot ; Legitbee ; Notarly ; NOTEO ; Septeo.

L’offre pour les notaires (en général)

Au vu des réponses collectées, l’offre est pour moitié « globale » et concerne les logiciels de gestion des offices (54 %). L’autre moitié est « sectorielle » et dédiée à une partie spécifique de l’activité des notaires. Une large majorité des produits proposés (85 %) est exclusivement dédiée au notariat (15 % à plusieurs professions du Chiffre et du Droit). Plus précisément, les produits proposés sur le marché sont, à 70 %, exclusivement ou non, des plateformes d’échange. 46 % d’entre elles permettent le pilotage de l’office. Viennent ensuite, dans une proportion équivalente (31 %), les modules relatifs à la gestion successorale et la comptabilité, puis les ressources humaines et la paie (23 %). La rédaction d’actes (15 %), la gestion immobilière (15 %) et la négociation immobilière (7,7 %) sont enfin, exclusivement ou non, intégrées dans le « bouquet » des services proposés.

Les agréments et labels

Selon les réponses formulées par les éditeurs de notre panel, il semble qu’un peu plus d’un produit sur deux (54 %) ait obtenu l’agrément du Conseil Supérieur du Notariat.
Du côté des certifications et labels (autres que l’agrément CSN), il est intéressant de constater que trois produits ont obtenu, ou sont en cours d’évaluation, pour la qualification SecNumCloud (ANSSI) [2].
Le label Etik (CSN) [3] est mis en avant également pour trois produits (+ un en cours), de même que la certification Qualiopi [4].

Les paramètres liés aux utilisateurs

En ce qui concerne le nombre d’utilisateurs, l’offre est variable. Deux outils sur cinq proposent un nombre illimité d’utilisateurs. Une proportion identique (38,5 %) est constituée par des solutions multi-offices. Une minorité d’entre elles (23 %) proposent un nombre variable d’utilisateurs par office, selon l’offre commerciale choisie. Notons qu’un produit sur deux est personnalisable aux « couleurs » de l’utilisateur.

Autres données, à première vue étonnantes par rapport à d’autres logiciels des métiers du Droit et du Chiffre (mais assez logique au vu du secteur d’activités qui nous occupe !), notre sondage montre que très peu de produits sont multi-langage et peuvent être utilisés dans d’autres langues que le français (seulement deux produits, soit 15,4 % de notre panel).

La « compatibilité » numérique et l’interopérabilité

Tous les éditeurs nous ont indiqué que leurs produits fonctionnent en cloud (Software as a Service - SaaS), mais seuls trois d’entre eux peuvent être installés on premise (serveurs sur site). Près d’un produit sur deux (46 %) propose une appli sur mobile. Tous les produits peuvent être utilisés sur les ordinateurs PC (Windows), une grande majorité (84,6 %) sur Mac (Apple). Les produits sont, dans une même proportion, utilisables sur un téléphone ou une tablette et sont presque tous compatibles avec les différents navigateurs internet.

La Charte pour un développement éthique du numérique notarial impose à ses signataires de respecter « les formats d’échanges normalisés qui visent à rendre interopérables les services au profit des clients ». Aussi n’est-il pas étonnant que tous les répondants de notre panel nous indiquent que leurs produits sont interopérables avec d’autres logiciels métiers et/ou d’autres solutions numériques, édités par eux ou non d’ailleurs.

La protection des données

Nous avons posé plusieurs questions touchant aux données traitées et créées par les outils. La première, relative à l’hébergement des données, montre que les 10 répondants à notre enquête ont fait le choix du territoire national et de la conformité RGPD : dans 85 % des cas, les données sont exclusivement hébergées en France, 15 % en France et au sein de l’Union européenne. Aucune solution n’héberge les données en dehors de l’Union européenne ou au sein de l’espace Schengen hors France.

Notre deuxième question portait sur la fréquence de sauvegarde des données. Celle-ci se fait majoritairement en temps réel (61,5 %). Pour quatre produits, la fréquence de sauvegarde est uniquement quotidienne et/ou hebdomadaire.

Notre troisième question concernait la réversibilité des données, c’est-à-dire la possibilité pour l’utilisateur de les récupérer, notamment au terme du contrat le liant avec l’éditeur. Ici encore, sans surprise au vu des stipulations de la Charte pour un développement éthique du numérique notarial, tous les répondants de notre panel nous ont indiqué s’être engagés pour la réversibilité. Rappelons en effet que « le signataire [de la Charte] s’engage à restituer à la première demande du notaire l’ensemble des données lui appartenant sous un format standard lisible sans difficulté dans un environnement équivalent ».

Nous avons également interrogé les éditeurs, lors de la question sur les fonctionnalités, pour savoir s’ils proposaient, d’une part le paramétrage et la traçabilité des accès et, d’autre part, le chiffrement des données. Le premier est assuré dans 77 % des cas ; le second est prévu dans 69,2 % des cas.
La personnalisation en fonction du profil utilisateur est également possible dans 10 cas sur 13. Indiquons également ici que 38,5 % des produits (un peu moins de 2/5 donc) proposent un coffre-fort électronique et la signature électronique.

Les fonctionnalités

Terminons cette restitution en évoquant les (autres) fonctionnalités proposées par les différents produits du panel, s’agissant du travail collaboratif, de la relation-client ou de la comptabilité et des finances.

Trois fonctionnalités sont très répandues (dans près de 70 % (au moins) des cas), à savoir l’espace de partage interne des documents, le stockage et partage externes de documents (clients/partenaires), les tableaux de bord et rapports d’analyse d’activité.
D’autres, en revanche, se font rares. Tel est par exemple le cas des simulateurs de frais, de la visioconférence ou bien encore de la prise de rendez-vous en ligne.

Parce qu’un bon schéma vaut mieux qu’un long discours, ne nous lançons pas dans une étourdissante énumération et préférons jeter un œil au graphique suivant !

D’autres fonctionnalités et services ont été mis en avant par les éditeurs de notre panel. Vous avez la possibilité de consulter leurs réponses en intégralité, ainsi que leurs informations marketing, en téléchargeant le document suivant (version 1.2) :

Enquête_LEGI TEAM_Les-logiciels-et-plateformes-proposés-au-notariat_V1.2_202304

Notes :

[1Enquête réalisée par LEGI TEAM sous la forme d’un questionnaire en ligne en mars-avril 2023.

[2Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information. Sur le SecNumCloud, pour la qualification des prestataires de service d’informatique en nuage (visa de sécurité), voir not. www.ssi.gouv.fr/actualite/lanssi-actualise-le-referentiel-secnumcloud.

[3Le label ETIK du Conseil supérieur du Notariat permet de s’assurer du respect des exigences de la Charte pour un développement éthique du numérique notarial.

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