Bienvenue sur le site des Experts du patrimoine

Site de référence d’information juridique pour tout ce qui concerne les problématiques patrimoniales Notaires, professionnels de l’immobilier, de la gestion de patrimoine, de la banque, des finances et de l’assurance vous disent tout !

Retrouvez aussi l’actualité des legs et donations / rubrique associations

+ management des offices
La reliure, pierre angulaire de la conservation des actes notariaux

La reliure, pierre angulaire de la conservation des actes notariaux

La transition vers le zéro papier ne peut être efficace que si l’étude notariale prend en considération l’ensemble de ce qu’elle a pu rédiger sous format papier depuis des décennies. La reliure est un moyen pour le notaire de remplir son obligation de conservation de ses actes dans les meilleures conditions.

[Article proposé par un partenaire]

Les actes notariaux papier constituent un patrimoine informationnel d’une grande valeur qui mérite d’être valorisé autrement qu’en étant placé dans une boîte à archives, ce que permet la reliure, et cela pour une durée de 75 ans minimum.

Assurer la conformité de vos actes et leur exhaustivité

Nous assurons après les différentes étapes de notre intervention de reliure un collationnement précis de la présence physique d’un acte papier dans le fonds documentaire de l’étude en conformité au répertoire officiel, permettant ainsi au notaire de remplir sa responsabilité de conservation des actes signés par l’office.

Optimiser les mètres carrés au sein de l’étude notariale

La reliure des actes notariaux papier offre un gain de place de l’ordre de 20 à 30 % par rapport aux autres systèmes (boîtes archives, classeurs à vis, etc.). Par exemple, un minutier de 5 ml permet de conserver environ 500 livres, soit 350 000 feuilles, et n’occupe au sol que 1 m2. C’est aussi le gage de bibliothèques et d’étagères bien rangées que collaborateurs et clients ont plaisir à regarder.

Faciliter la recherche et la consultation des documents originaux

Une fois reliés, les documents originaux sont plus facilement consultables. Grâce à un classement optimisé dans les minutiers, l’acte recherché est forcément au bon endroit. Les recherches d’originaux sont bien plus rapides et les collaborateurs ne perdent plus de temps à les retrouver dans des salles d’archives encombrées.

Pérenniser la conservation des actes notariaux

Grâce à la reliure de ses actes papier, l’étude notariale les préserve de dégradations accidentelles ou naturelles. En effet, le papier relié étant compressé, le manque d’oxygène entre les feuilles évite d’avoir une prise au feu. Les actes papier sont ainsi conservés de manière plus sécurisée.

La reliure des actes notariaux selon Xelians Notariat

Depuis plus de 20 ans, Xelians Notariat accompagne les offices notariaux dans la gestion complète de leurs fonds documentaires. La prestation de reliure des actes (préparation, encollage, entreposage…) est réalisée en toile ou en cuir par du personnel qualifié et expérimenté sur tout le territoire.

Son équipe de relieurs professionnels intervient en toute autonomie :

  • pointage minutieux des actes avant de les relier sur l’un des sites de Xelians Notariat ou directement à l’étude ;
  • collationnement effectué en conformité avec le répertoire officiel de l’étude notariale ;
  • identification des actes manquants par l’opérateur dès la phase de démarrage, etc.

De nombreux notaires font appel à l’expertise de Xelians Notariat. Chaque année, des milliers de livres sont réalisés au format standard ou dans d’autres formats sur demande, et même avec un découpage sur-mesure. Une pièce de titre est apposée sur le dos de chaque livre afin d’identifier la période concernée.

Clef de voûte de la réorganisation documentaire au sein des études notariales, la reliure s’impose donc comme un moyen de faire le lien entre le notaire « zéro papier » et la tradition de l’acte notarié.

Les bénéfices de la reliure à retenir

  • exhaustivité et collationnement de vos actes ;
  • gain d’espace à l’étude notariale ;
  • conservation optimisée ;
  • mise en valeur des actes ;
  • élégance des rangements ;
  • fabrication de qualité par des relieurs professionnels.

Accédez au site internet de Xelians Notariat en cliquant sur l’image ci-dessous :

Contactez Xelians Notariat
Téléphone : 01 30 97 03 30
Email : isabelle.lecaignard chez xelians.fr

  • La reliure, pierre angulaire de la conservation des actes notariaux

Commenter cet article

Vous pouvez lancer ou suivre une discussion liée à cet article en cliquant et rédigeant votre commentaire. Votre message n’apparaîtra qu’après avoir été relu et approuvé. Nous ne publions pas de commentaires diffamants, publicitaires ou agressant un autre intervenant.

A lire aussi dans la même rubrique :

Comment digitaliser le recrutement notarial ?

Quels sont les avantages à digitaliser tout ou partie de son recrutement en office notarial ? Les premiers atouts de la digitalisation du recrutement sont de faire gagner du temps et économiser de l’argent. En effet, s’il débouche sur un échec, le (...)

Lire la suite ...

Fraude au RIB des notaires : comment l’éviter ?

Toute somme d’un montant supérieur à 3 000 euros transitant entre un notaire et son client doit faire l’objet d’un virement bancaire [1]. Une aubaine pour les auteurs d’actes de cybermalveillance, qui ne se privent pas de détourner les fonds, pour le (...)

Lire la suite ...

Le cybernotaire à l’épreuve de la cybersécurité

Affirmation de la cybersécurité comme critère éthique du notariat À travers sa politique de labellisation, le Conseil Supérieur du Notariat (CSN) impose aux start-up souhaitant investir le marché du notariat de remplir certaines conditions. Ces (...)

Lire la suite ...

Toutes les études notariales sont-elles des « cyberoffices » ?

L’approche empirique du travail de recherche « Notariat et numérique. Le cybernotaire au cœur de la République numérique » s’appuie sur des enquêtes réalisées auprès de différentes études notariales. Les données récoltées permettent ainsi de saisir certaines (...)

Lire la suite ...