L’approche empirique du travail de recherche « Notariat et numérique. Le cybernotaire au cœur de la République numérique » s’appuie sur des enquêtes réalisées auprès de différentes études notariales. Les données récoltées permettent ainsi de saisir certaines tendances dans la pratique du numérique par les notaires et les opinions de la profession sur le sujet.
La transformation des entreprises notariales
Tout l’enjeu de la recherche était de saisir comment le numérique a transformé les opérateurs économiques que sont les entreprises notariales. L’essor du numérique n’a pour l’instant pas « bouleversé » au sens strict les fonctions au sein des entreprises notariales. On constate en revanche une uniformisation des équipements matériels et immatériels des offices. Toutes les entreprises notariales se ressemblent : tous les offices sont des cyberoffices.
En termes de visibilité des offices sur internet, au printemps 2019, plus de 50 % des études interrogées disposaient d’un site propre, mais les réponses sont très contrastées puisque cela concerne surtout les études de grande taille. Une personne en charge de la visibilité de l’office est présente dans moins de 4 études sur 10, un taux qui augmente avec les effectifs. Pour rappel, tout office peut avoir un site internet sous réserve de l’obtention de l’agrément de la part de la chambre des notaires, qui exerce ainsi un contrôle a priori. Ces questions sont régies par le Règlement National des notaires.
Le texte encadre aussi la publicité sur les réseaux sociaux, même si la frontière entre publicité prohibée et communication valorisant la profession est incertaine. D’après les enquêtes, la présence des entreprises notariales sur les réseaux sociaux est très rare (moins de 10 % en Île-de-France).
Sur la question de la sollicitation personnalisée, notamment par voie numérique, autorisée par la loi du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle, les responsables d’office sont très circonspects, les grandes structures étant moins réticentes : un quart d’entre elles envisage d’y recourir. Les outils digitaux ciblant la relation client tels que les « chatboxes » rencontrent quant à eux un enthousiasme mesuré.
La transformation du travail au sein des offices
De nouveaux modèles productifs se sont développés et la digitalisation du travail au sein des étude a connu une accélération du fait de la réforme de la profession, de la forte croissance du nombre d’offices et de notaires. Les 32 entretiens réalisés font état d’une perception nuancée des effets du numérique sur leur travail par les notaires et leurs collaborateurs.
Le numérique est souvent présenté comme facilitant le travail voire accroissant la productivité et l’efficacité. Il est synonyme de modernisation, de gain de temps et d’un plus grand confort. L’appétence des clients pour cette modernité est mise en avant, de même que les enjeux sous-jacents en termes d’image.
D’un point de vue temporel, il permettrait aux notaires de se recentrer sur le cœur de leur métier. Les délais de signature de AAE ont notablement été raccourcis. Le numérique, c’est aussi la possibilité de détecter les erreurs plus tôt, d’accéder aux dossiers à distance, et donc de s’organiser de manière plus souple, etc.
Un enjeu de taille de la transformation numérique du travail au sein des études notariales reste celui de la cybersécurité, qui n’en finit pas de faire les gros titres. Jusqu’à une période récente, les pirates n’avaient en effet pas compris l’ampleur des sommes d’argent en jeu dans le métiers du notariat mais sont aujourd’hui pleinement et malheureusement conscient de ce que ce marché recèle.
La transformation des actes notariés
Malgré le constat d’une adhésion générale à l’AAE, il subsiste une certaine réticence à cet égard car beaucoup pensent encore que le papier est une sécurité. 80 % des personnes interrogées disent ainsi imprimer les états hypothécaires pour en faciliter l’analyse et lutter contre les erreurs. Et on ne peut pas les blâmer : ne vaut-il mieux pas délaisser les installations numériques lorsqu’on a pas la certitude qu’elles sont fiables ?
La plupart attendent, pour s’y mettre vraiment, la résolution de difficultés juridiques liées à la dématérialisation et la maîtrise du déploiement de l’acte numérique dans le monde numérique. D’où la nécessité de laisser le choix de recevoir un acte en présentiel ou en distanciel, et de conserver un notariat tout autant accessible dans le monde numérique que dans le monde physique. C’est ainsi que l’on pourrait définir la nouvelle figure du notaire phygital.
Les notaires (n’est-ce pas dans leur ADN ?) font donc preuve d’une certaine prudence en la matière et utiliseront certainement massivement la PND lorsque la digitalisation sera plus facile d’utilisation. L’idée n’est pas de forcer son utilisation, mais toujours de laisser la liberté au notaire d’y recourir ou non. Associer ces réflexions à celles qui mûrissent en ce moment même au sujet du code de déontologie notariale semblerait être la clé.
Sur le même sujet, voir aussi « Enjeux des politiques notariales pour le notaire augmenté » et « La régulation des outils numériques notariaux ».
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Alix Germain
Pour la Rédaction
