Bienvenue sur le site des Experts du patrimoine

Site de référence d’information juridique pour tout ce qui concerne les problématiques patrimoniales Notaires, professionnels de l’immobilier, de la gestion de patrimoine, de la banque, des finances et de l’assurance vous disent tout !

Nouveau !

Devenez auteur !

Retrouvez aussi l’actualité des legs et donations / rubrique associations

+ management des offices
L'agilité dans les offices notariaux

L’agilité dans les offices notariaux

Le notariat a vécu, ces 5 dernières années, un bouleversement majeur avec l’arrivée de la loi Croissance. Organisation, gouvernance, process et communication interne ont été soumis à rude épreuve. La résilience d’un office définit sa capacité à rebondir face à une crise, l’agilité est un mode d’organisation permettant notamment cette résilience. Comment la mettre en place ?

Pourquoi devenir agile dans le notariat ?

Qu’est-ce que l’agilité ? C’est la capacité d’une entreprise à se remettre en question, à s’adapter aux différentes évolutions de son secteur, à faire évoluer son paradigme facilement.

Le passé nous permet de lister 4 évolutions ayant profondément "challenger" l’organisation des offices :

Depuis 2017 :

  • Croissance du volume d’actes (+ 40 %) ;
  • Croissance du nombre d’offices entraînant une concurrence accrue ;


Source : Bilans du CSN, 2014-2022. Graphique réalisé par 3A Management

  • Évolution du nombre d’actes / collaborateur : le nombre d’actes (+ 40 %) évoluant plus vite que le nombre de collaborateurs (+ 30 %)...
  • ... malgré le recrutement massif sur les 5 dernières années.


Source : Bilans du CSN, 2014-2022. Graphique réalisé par 3A Management

Ces 4 perturbations (croissance rapide, concurrence accrue, embauche massive et augmentation de la charge de travail des collaborateurs) ont un effet visible aujourd’hui dans l’organisation des études :

  • Une raréfaction de profils experts :
    • + d’études sur un temps court = – d’experts par étude ;
  • Une obligation de recruter des personnes d’autres horizons :
    • besoin en formation,
    • besoin en accompagnement (par les experts) ;
  • Une charge mentale qui augmente :
    • + de dossiers et des clients plus exigeants,
    • un turnover important ;
  • Une nécessité pour les notaires associés de consacrer plus de temps au management :
    • salariés en quête d’un « mieux-vivre »,
    • temps passé à recruter,
    • suivi des dossiers.

Et pour demain ?
Digitalisation totale, arrivée du métavers, tokenisation de l’immobilier, concurrence accrue, cybersécurité, lois et normes encore non connues, seront autant d’évolutions qui nécessiteront de l’agilité.

Comment devenir agile et par quoi commencer ?

1. L’impulsion

Être agile c’est se remettre en question.
Vous devez accepter l’idée qu’il y a des facteurs externes à votre organisation qui vous échappent.
Concentrez-vous sur ceux que vous pouvez maîtriser.
L’environnement ne changera pas pour vous ; à vous de faire l’effort de vous y adapter !
L’impulsion vient du manager.

2. La vision et les objectifs

Être agile, c’est piloter son étude et ne pas la subir.
L’idée d’être dans un bateau sans gouvernail, que seuls les courants orientent, est insupportable pour chacun d’entre nous.
Savoir où l’on va est primordial : que ce soit par gros temps ou par mer calme, si/tant que vous avez un cap, vous n’êtes pas perdu(e) !

Définissez où vous souhaitez aller :

  • Quelle sera votre organisation cible et sous quel délai ?
  • Quels seront les défis technologiques de demain ?
  • Quels services mettre en place pour les 5 prochaines années pour sécuriser votre CA ?

Si vous n’avez pas encore les réponses à ces questions, démarrez par une liste des difficultés dans votre étude aujourd’hui. Les écrire vous permettra d’en prendre conscience.

3. L’organisation

Vous pouvez désormais travailler sur votre organisation, sur sa robustesse et sa flexibilité.
Communiquez à vos salarié(e)s cette liste de points à améliorer lors de réunions périodiques dédiées à cet effet.
Construisez ensemble les solutions qui permettront de traiter le sujet. Faites réfléchir vos équipes, ne le faites pas seul en imposant une solution.
Ainsi vos collaborateurs sauront précisément pour chaque process :
Quelle est la tâche de chacun ? Comment y parvenir ? À quel moment la faire ? ...
Nombre d’études pensent que leur organisation est efficace, mais au premier départ d’un(e) salarié(e), la pyramide se fragilise.
L’agilité est fondée sur un travail d’équipe.

En définitive, pour savoir si votre entreprise est agile, posez-vous une question : « La signature des actes écartée, que se passe-t-il si je m’absente 1 mois ? »

Sébastien Remy
3A Management

  • L’agilité dans les offices notariaux

Commenter cet article

Vous pouvez lancer ou suivre une discussion liée à cet article en cliquant et rédigeant votre commentaire. Votre message n’apparaîtra qu’après avoir été relu et approuvé. Nous ne publions pas de commentaires diffamants, publicitaires ou agressant un autre intervenant.

Discussion en cour :

  • Par Arnaud Jesset Le 21 septembre 2022 à 14 :30
    Sans titre

    Bonjour,
    Lorsque je lis le passage de votre article sur "L’organisation", il me fait penser à la solution d’organisation pour les offices de notaires PLANOT, qui répond en tout point à ces besoins et contraintes en rendant tangible, pour le dirigeant et les collaborateurs, l’organisation de l’entreprise.
    Bien à vous

A lire aussi dans la même rubrique :

Le maillage territorial des notaires : un réseau de proximité d’accès au droit.

Présence nationale Pour accueillir l’ensemble de ces clients, au 30 juin 2021 on comptait 16 378 notaires, présents dans 6 742 offices, nombre auquel il convient d’ajouter 1 363 bureaux annexes, ce qui porte à 8 105 le nombre de points de réception (...)

Lire la suite ...

Solutions cloud : Adista propose de repenser les réseaux télécoms des notaires.

Comment les études notariales peuvent repenser leurs réseaux ? Le constat est unanime pour les études notariales comme pour toutes les autres entreprises. Il ne peut y avoir de digitalisation sans réseau très haut débit. Mais si les technologies (...)

Lire la suite ...

Avenir des notaires : relation-client et nouvelles technologies au menu.

La relation des Français à leurs notaires est intime et cette étude le prouve puisque selon les résultats qu’elle présente, 3/4 des Français interrogés (1000 personnes de 18 et plus) ont déjà fait appel à un notaire. Mieux encore : 9 Français sur 10 (...)

Lire la suite ...

Libre installation des notaires : la crise sanitaire freine les plans de l’Autorité de la concurrence

Dans cet avis, l’Autorité de la concurrence se félicite tout d’abord que les objectifs fixés lors des deux premières vagues (2016-2018 et 2018-2020) soient quasiment atteints : « Selon la Direction des affaires civiles et du Sceau (DACS), le reliquat (...)

Lire la suite ...