Bienvenue sur le site des Experts du patrimoine

Site de référence d’information juridique pour tout ce qui concerne les problématiques patrimoniales Notaires, professionnels de l’immobilier, de la gestion de patrimoine, de la banque, des finances et de l’assurance vous disent tout !

Nouveau !

Devenez auteur !

Retrouvez aussi l’actualité des legs et donations / rubrique associations

+ management des offices
Transition numérique des archives : où en sont les offices notariaux ?

Transition numérique des archives : où en sont les offices notariaux ?

Laurent Biet, Directeur Commercial de Xelians Notariat nous partage sa vision du métier de notaire et des besoins, notamment en termes d’archivage et de gestion documentaire, liés au quotidien des offices en 2020.

[Article proposé par un partenaire]

Quels sont les rôles et prérogatives des notaires ?

Les notaires sont des officiers publics ministériels établis pour recevoir tous les actes et contrats pour lesquels les parties veulent garantir le caractère d’authenticité. Ils en assurent la date, en conservent le dépôt, en délivrent des copies exécutoires et des copies authentiques.

Au titre de son activité, le notaire a toujours utilisé le papier comme support de création, de rédaction et de signature des actes qu’il délivre générant ainsi des milliers de pages chaque année qu’il doit conserver obligatoirement 75 ans, voire même 100 ans pour les actes concernant un mineur.

Le numérique devenant incontournable, y compris dans le notariat, la signature des actes est devenue électronique dans la majeure partie des études. Le stylet et la tablette ont donc remplacé les stylos et les feuilles dans les salles de signature.

Transformer leur papier en fichiers numériques est rapidement devenu un besoin nécessaire, rentable et utile aux Offices, leur permettant de conserver leurs archives dans une base dont ils sont propriétaires et de consulter leurs actes plus facilement. Le numérique offre une optimisation non négligeable des tâches quotidiennes pour l’ensemble des collaborateurs.

Quels sont les besoins des notaires et des offices ?

Les Offices ont aujourd’hui des besoins spécifiques et récurrents autour de la gestion documentaire :

- Les études ne disposent pas toutes d’espace suffisant pour conserver leurs actes, dossiers et/ou pièces comptables. Il leur est donc parfois nécessaire de délocaliser leurs archives physiques,

- Pour les Offices qui n’ont pas de problématique de place et/ou qui ne souhaitent pas confier leurs fonds documentaires à une tierce partie, il est parfois pertinent de relier les actes originaux dans des livres personnalisés assemblés par des relieurs professionnels,

- Numériser et indexer le « passé papier » composé de pages A4/A3, de fiches bristols et de plans grands formats

- Constituer une base de données exhaustive, propriété absolue de l’Etude et indépendante offrant la possibilité de recherches rapides et fiables,

- Indexer et intégrer les Actes Authentiques Electroniques (AAE) « passés » et au fil de leur production,

- En choisissant de poursuivre l’enrichissement de leur base de donnée avec leurs AAE, les notaires ont ainsi la capacité d’avoir un espace de recherche unique et complet qu’ils maîtrisent, organisent et font évoluer comme ils le souhaitent,

- La récente crise sanitaire liée au COVID 19 a permis aux Etudes de mesurer l’importance d’avoir leurs archives papier au format numérique, les rendant ainsi accessibles et disponibles facilement à distance pour tous les collaborateurs.

Comment Xelians Notariat répond aux besoins des Notaires ?

Xelians Notariat, c’est une collaboration depuis plus de 20 ans avec les notaires en France. Notre offre est aujourd’hui la plus complète proposée aux études.

Nous sommes capables de gérer l’intégralité de leurs demandes, pour l’archivage physique (dans des sites de conservation aux normes SIAF) et/ou pour la numérisation et l’indexation des actes (papiers, électroniques ou microfilms) conservés localement sur un support informatique, indépendant des logiciels métiers.

Au-delà de nos solutions traditionnelles et établies pour transformer les archives papier en fonds numériques, nous accompagnons les Offices et/ou instances notariales dans le cadre de projets « sur mesure » tels que la dématérialisation des flux de courriers, la conception de portails web, la mise en place de data room ou encore le déploiement de SAE et de « coffres forts » numériques.

Qui compose l’équipe de Xelians Notariat ?

Le Pôle Notaire de Xelians est constitué d’une vingtaine d’opérateurs qui préparent, trient, parfois même restaurent les actes avant leur numérisation, leur indexation ou leur reliure. Une équipe d’informaticiens répond aux demandes de support, d’assistance et/ou d’installation de nos solutions logicielles actuelles (CD NOTAIRE ou IGONOT). Enfin une équipe commerciale expérimentée couvre toutes les régions en France pour rencontrer les notaires, les conseiller et les accompagner dans la transition numérique de leur Etude.

En savoir plus sur Xelians Notariat et ses solutions dédiées aux Offices Notariales.

  • Transition numérique des archives : où en sont les offices notariaux ?

Commenter cet article

Vous pouvez lancer ou suivre une discussion liée à cet article en cliquant et rédigeant votre commentaire. Votre message n’apparaîtra qu’après avoir été relu et approuvé. Nous ne publions pas de commentaires diffamants, publicitaires ou agressant un autre intervenant.

A lire aussi dans la même rubrique :

Cyberattaques contre les sites des notaires : appel à la vigilance.

Ces cyberattaques par défiguration de sites internet visent à « [altérer] par un pirate l’apparence d’un site Internet, qui peut devenir uniformément noir, blanc ou comporter des messages, des images, des logos ou des vidéos sans rapport avec l’objet (...)

Lire la suite ...

La Banque des Territoires vous aide à vous orienter au sein de l’écosystème des acteurs du numérique avec son espace dédié aux LegalTech.

Nouveaux modes de travail collaboratifs à distance, développement des technologies numériques, essor d’acteurs innovants dans l’écosystème juridique… La digitalisation bouscule le quotidien des études notariales. Qu’est-ce que la LegalTech ? Quels sont (...)

Lire la suite ...

Xelians Notariat, une nouvelle identité pour le partenaire des Etudes notariales en France dans la gestion de leurs fonds documentaires.

Xelians(ex Groupe Archiveco) incarne le savoir-faire de cinq entités connues et reconnues sur leurs marchés respectifs : Archiveco et Locarchives (pour l’archivage physique et numérique), Maarch (pour l’édition de logiciels open source), CD-DOC et (...)

Lire la suite ...

Entretien avec Patrick McNamara, notaire et fondateur de Quaidesnotaires.com

Quai des Notaires a récemment développé un coffre-fort numérique : comment avez-vous conçu cet outil ? Notre coffre-fort numérique est une vraie innovation, parce que au-delà d’être extrêmement sécurisé et hébergé en France, il va permettre à (...)

Lire la suite ...