Au sein des études notariales, les archives occupent physiquement une place importante. Pour pouvoir les utiliser, un véritable travail d’archiviste est nécessaire : localisation physique du document, recherche de ce dernier dans la pièce puis le rayonnage concerné, puis une fois le document en main il faut pouvoir le consulter de façon optimisée et optimale. Alors que la crise sanitaire a généralisé le travail à distance, les notaires mesurent encore plus aujourd’hui l’importance de digitaliser leurs archives.
Le notariat s’est montré jusqu’ici plus proactif que n’importe quelle autre profession du droit en matière d’adoption du digital. Le 20 millionième acte authentique électronique (AAE) a été déposé dans le Minutier Central Électronique des Notaires de France (Micen) en 2021. Aujourd’hui, la vraie question est de savoir comment déployer efficacement le numérique dans les offices. La digitalisation des archives est un point d’entrée vers leur transformation digitale.
Qu’attendre de la digitalisation des archives notariales ?
Si la digitalisation des archives notariales libère de l’espace au sein de l’office, elle offre un accès qui permet de gagner du temps. Finis les déplacements des collaborateurs hors des murs de l’office (box, cave, etc.) pour aller rechercher des actes papiers stockés.
Rechercher une archive au format numérique est beaucoup moins fastidieux. Bien classée et bien indexée dans une base documentaire dédiée, une archive numérique est retrouvée immédiatement. En outre, la sécurité des archives papiers est plus difficile à garantir en cas de sinistres, tels qu’un incendie ou une inondation. Cette digitalisation répond ainsi aux enjeux de conservation sécurisée des documents et d’accessibilité immédiate, à travers une solution digitale propre à l’étude et indépendamment du logiciel métier.
Des archives notariales à portée de clics
En effet, la mise en place d’un minutier électronique, soit un espace de stockage dédié, centralise l’ensemble des archives en un point unique. Tous les actes notariaux préalablement indexés et intégrés y sont hébergés de manière sécurisé.
Le minutier électronique constitue un outil unique de consultation des fonds et des flux documentaires, favorisant le travail collaboratif au sein des études notariales. Tous les collaborateurs de l’étude peuvent consulter, via le moteur de recherche multicritères, tous les documents avec un minimum d’informations préalables. A partir d’une date, d’une adresse ou même d’un mot, ils retrouvent instantanément le document recherché sur l’ensemble des archives, mais aussi à l’intérieur même d’un acte notarial. Toutes les archives notariales de l’étude sont ainsi à portée de clics, y compris pour les collaborateurs en de façon simultanée.
Xelians Notariat, partenaire de la transformation digitale
Fort de plus de 20 ans de collaboration avec les notaires, Xelians Notariat accompagne les études notariales dans leur transition digitale, en conformité avec le cahier des charges et la charte de Qualité des Instances Notariales.
Ce partenaire de l’office notariale digitale propose une offre globale de solutions, prestations et de services :
- Numérisation des documents (actes notariaux, dossiers clients, pièces comptables, documents propres à l’étude) ;
- Installation de l’outil de recherches ;
- Reliure des actes notariaux et répertoires ;
- Archivage électronique et physique ;
- Gestion des courriers entrants ;
- Conservation des documents dans des coffres forts numériques.
Ses solutions ont reçu en juin 2021 le label ETIK, instauré par le Conseil Supérieur du Notariat.
Xelians Notariat apporte ainsi des réponses concrètes aux enjeux de dématérialisation des processus métiers et documentaires des notaires.
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