Avant l’entretien : la préparation d’un formulaire d’entretien

Les premières questions de l’entretien peuvent reposer sur l’année écoulée. Invitez le collaborateur à vous parler de ce qui marche et de ce qui ne marche pas dans votre étude ! Sur ce dernier point, la critique étant aisée, invitez-le surtout à vous proposer des solutions :

• pourriez-vous décrire les « tops » et les « flops » de l’année écoulée ?
• pour les « flops », comment aurions-nous pu les éviter ? Quelles solutions pouvons-nous imaginer ensemble pour les corriger ?
• que pensez-vous avoir réussi cette année ?
• qu’auriez-vous aimé faire différemment ?

Les questions suivantes peuvent alors être tournées vers l’avenir proche. Nous profiterons de cette étape pour mesurer la capacité de votre salarié à se projeter (la fidélité se cultive !) :

• quels projets souhaiteriez-vous que l’étude étudie ?
• quel rôle souhaitez-vous jouer dans leur mise en place ?

Il est ensuite possible d’échanger sur les compétences techniques de votre équipier. Proposez-lui de réfléchir sur lui-même, ses points forts et ses points d’améliorations :

• quels sont vos points forts en termes de compétences techniques ?
• quelles compétences souhaiteriez-vous développer ?
• pensez-vous avoir besoin de formation extérieure pour cela ?

Le diagramme araignée est un exercice simple qui facilitera la communication sur la mesure des compétences non techniques, « le savoir être ». Il permet de mesurer ce qui, d’ordinaire, n’est qu’appréciable, à l’instar des thèmes suivants : l’esprit d’équipe, la communication, l’autonomie, la gestion du temps, la capacité d’initiative, l’implication, etc.

Voilà à quoi pourrait ressembler un diagramme araignée :

Adaptez votre formulaire au besoin de votre étude. Les thèmes sur le savoir être peuvent évoluer d’une année sur l’autre ou périodiquement. Les questions sur les projets ou les réussites de l’année peuvent être orientées selon votre vision. À ce sujet, voir notre précédent article « L’agilité dans les offices notariaux ».

Le déroulement de l’entretien

En amont du rendez-vous, vous avez normalement prévenu votre collaborateur en lui distribuant le formulaire à préparer et en l’informant du fait que vous attendez de sa part une préparation sérieuse du rendez-vous ; la qualité de l’entretien n’en sera que meilleure.

 Pas d’entretien de dernière minute !
 Le collaborateur doit pouvoir réfléchir à son bilan en amont.

Le notaire ayant également préparé l’entretien de son côté, les échanges pourront s’appuyer sur les indicateurs à sa disposition qu’il aura pu relever : maladie, congés, refus/rejets et qualité rédactionnelle, nombre de dossiers en cours, nombre de dossiers signés...
Les informations comportementales relevée ont aussi leur importance : implication dans les projets, participation aux réunions, veille réglementaire, bien-être, rangement de son bureau ou archivage sérieux, etc.

Le jour J, vous démarrez votre entretien à l’heure, au calme et sans téléphone. Durant l’échange et dans ces temps de fort turn over et de crise de l’immobilier invitant à la productivité et à l’entraide, il est important d’écouter et de questionner.
Le « parler vrai » permet d’être reconnu comme sincère, juste et équitable... Il vous sera toujours plus bénéfique d’échanger sur des désaccords et de chercher des solutions, plutôt que d’éviter certains sujets.

La finalité de l’exercice est de préparer l’avenir, de fédérer votre équipe. L’échange sur l’année écoulée sert d’analyse pour mieux construire la suivante ; celui sur les objectifs sert à la construction du « vivre ensemble ».

Après l’entretien : Les objectifs et le suivi du collaborateur

Le bilan terminé, vous pouvez poursuivre par la présentation de votre vision, décrire vos projets d’entreprise et indiquer la place que votre salarié pourrait occuper dans ces projets.

 La transparence sur votre ambition pour l’office est une clef importante pour susciter l’engagement.
 Proposez des objectifs qui servent cette ambition et qui serviront d’outils fédérateurs.
 Couplez cela à des objectifs techniques et de savoir-être, et vous obtiendrez une belle carte managériale qui vous guidera toute l’année !

La littérature donne différentes définitions de l’engagement [1], parmi les plus explicites, on notera :

• la capacité à donner une vision, un cap, une stratégie concrète ;
• la présence de projets collectifs pour dynamiser l’étude et l’équipe ;
• la capacité à vivre les valeurs morales : l’honnêteté, l’équité, la reconnaissance, le respect, la confiance, la solidarité, la fierté...
• la mise en place de pratiques d’amélioration continue : formations, communication, groupes de travail...

Voici quelques exemples de projets dans lesquels impliquer vos salariés :

• évolution vers plus de responsabilité sociétale (RSE) ;
• évolution vers la dématérialisation ;
• évolution de vos processes ;
• évolution de la communication externe de l’étude (site internet, communication sur les réseaux sociaux...) ;
• gestion de la satisfaction client, etc.

Ces projets pourront devenir une source de motivation pour vos salariés.

 Animez vos suivis de projets au travers de communications mensuelles, intégrant l’avancement des différents sujets et en mettant en avant les salariés impliqués.
 Insérez une fois par trimestre un rendez-vous de suivi à votre salarié pour suivre ses objectifs personnels.
 Votre pilotage servira alors de base de préparation pour relancer la roue de la motivation lors des entretiens annuels de l’année suivante, et ainsi de suite...

L’engagement d’un collaborateur contribue à son bien-être et à sa fidélité !