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L’agilité dans les offices notariaux

Parution : lundi 19 septembre 2022

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Le notariat a vécu, ces 5 dernières années, un bouleversement majeur avec l’arrivée de la loi Croissance. Organisation, gouvernance, process et communication interne ont été soumis à rude épreuve. La résilience d’un office définit sa capacité à rebondir face à une crise, l’agilité est un mode d’organisation permettant notamment cette résilience. Comment la mettre en place ?

Pourquoi devenir agile dans le notariat ?

Qu’est-ce que l’agilité ? C’est la capacité d’une entreprise à se remettre en question, à s’adapter aux différentes évolutions de son secteur, à faire évoluer son paradigme facilement.

Le passé nous permet de lister 4 évolutions ayant profondément "challenger" l’organisation des offices :

Depuis 2017 :

Croissance du volume d’actes (+ 40 %) ;
Croissance du nombre d’offices entraînant une concurrence accrue ;

Source : Bilans du CSN, 2014-2022. Graphique réalisé par 3A Management

Évolution du nombre d’actes / collaborateur : le nombre d’actes (+ 40 %) évoluant plus vite que le nombre de collaborateurs (+ 30 %)...
... malgré le recrutement massif sur les 5 dernières années.

Source : Bilans du CSN, 2014-2022. Graphique réalisé par 3A Management

Ces 4 perturbations (croissance rapide, concurrence accrue, embauche massive et augmentation de la charge de travail des collaborateurs) ont un effet visible aujourd’hui dans l’organisation des études :

Une raréfaction de profils experts :
- + d’études sur un temps court = – d’experts par étude ;
Une obligation de recruter des personnes d’autres horizons :
- besoin en formation,
- besoin en accompagnement (par les experts) ;
Une charge mentale qui augmente :
- + de dossiers et des clients plus exigeants,
- un turnover important ;
Une nécessité pour les notaires associés de consacrer plus de temps au management :
- salariés en quête d’un « mieux-vivre »,
- temps passé à recruter,
- suivi des dossiers.

Et pour demain ?
Digitalisation totale, arrivée du métavers, tokenisation de l’immobilier, concurrence accrue, cybersécurité, lois et normes encore non connues, seront autant d’évolutions qui nécessiteront de l’agilité.

Comment devenir agile et par quoi commencer ?

1. L’impulsion

Être agile c’est se remettre en question.
Vous devez accepter l’idée qu’il y a des facteurs externes à votre organisation qui vous échappent.
Concentrez-vous sur ceux que vous pouvez maîtriser.
L’environnement ne changera pas pour vous ; à vous de faire l’effort de vous y adapter !
L’impulsion vient du manager.

2. La vision et les objectifs

Être agile, c’est piloter son étude et ne pas la subir.
L’idée d’être dans un bateau sans gouvernail, que seuls les courants orientent, est insupportable pour chacun d’entre nous.
Savoir où l’on va est primordial : que ce soit par gros temps ou par mer calme, si/tant que vous avez un cap, vous n’êtes pas perdu(e) !

Définissez où vous souhaitez aller :

Quelle sera votre organisation cible et sous quel délai ?
Quels seront les défis technologiques de demain ?
Quels services mettre en place pour les 5 prochaines années pour sécuriser votre CA ?

Si vous n’avez pas encore les réponses à ces questions, démarrez par une liste des difficultés dans votre étude aujourd’hui. Les écrire vous permettra d’en prendre conscience.

3. L’organisation

Vous pouvez désormais travailler sur votre organisation, sur sa robustesse et sa flexibilité.
Communiquez à vos salarié(e)s cette liste de points à améliorer lors de réunions périodiques dédiées à cet effet.
Construisez ensemble les solutions qui permettront de traiter le sujet. Faites réfléchir vos équipes, ne le faites pas seul en imposant une solution.
Ainsi vos collaborateurs sauront précisément pour chaque process :
Quelle est la tâche de chacun ? Comment y parvenir ? À quel moment la faire ? ...
Nombre d’études pensent que leur organisation est efficace, mais au premier départ d’un(e) salarié(e), la pyramide se fragilise.
L’agilité est fondée sur un travail d’équipe.

En définitive, pour savoir si votre entreprise est agile, posez-vous une question : « La signature des actes écartée, que se passe-t-il si je m’absente 1 mois ? »

Sébastien Remy
3A Management

Comentaires:

Sans titre, Arnaud Jesset, 21 septembre 2022

Bonjour,
Lorsque je lis le passage de votre article sur "L’organisation", il me fait penser à la solution d’organisation pour les offices de notaires PLANOT, qui répond en tout point à ces besoins et contraintes en rendant tangible, pour le dirigeant et les collaborateurs, l’organisation de l’entreprise.
Bien à vous