Le numérique occupe une place centrale au sein des offices notariaux. 90 % des actes notariaux sont désormais dématérialisés. La stratégie digitale de la profession notariale est centrée sur l’adoption de solutions sécurisées et souveraines. Cette dernière a ainsi permis une meilleure adéquation des contraintes temporelles et du conseil sur mesure. Toutefois, le numérique doit répondre au cahier des charges de l’identité notariale.

Le Conseil Supérieur du Notariat (CSN) œuvre pour un numérique éthique au sein de la profession notariale, à travers son label ETIK. Ce label aide les notaires à identifier les solutions numériques respectueuses de l’éthique du notariat. Les entreprises labélisées s’attachent, quant à elle, à proposer des solutions conformes aux attentes des notaires, notamment en termes de conformité au RGPD et de respect de la déontologie notarial.

Le label ETIK tire sa source de la Charte pour le développement éthique du numérique notarial, créée le 22 novembre 2018 par le CSN. Son objectif est de « favoriser le développement d’un écosystème vertueux et soucieux de la protection des intérêts de ses utilisateurs ». Cette charte s’applique à toutes les entreprises qui utilisent la technologie pour fournir des services aux offices notariaux, à leurs clients et à leurs partenaires.

Des services d’archivage labellisés ETIK

Le CSN a décerné le label ETIK à Xelians. Cette labellisation porte sur ses services d’archivage physique, électronique et de gestion électronique de documents (GED) à destination des notaires. Obtenue suite à un audit mené par BUREAU VERITAS CERTIFICATION.

Le label ETIK permet ainsi la reconnaissance d’un véritable savoir-faire digital de Xelians Notariat.

Le pôle Xelians Notariat

Xelians Notariat accompagne les notaires dans leur transformation digitale. Ses solutions métiers répondent aux standards réglementaires et normatifs les plus exigeants. En effet, le groupe dispose de nombreuses certifications. Celles-ci lui permettent de délivrer des prestations de gestion d’archives en conformité avec les réglementations en vigueur.

Depuis plus de 20 ans, Xelians Notariat propose des solutions globales pour accompagner les offices dans la gestion complète de leurs fonds documentaires : du Minutier Numérique de l’étude autonome et sécurisé en passant par la reliure des actes ou la conservation des archives physiques. Ses solutions participent ainsi à optimiser les recherches quotidiennes des collaborateurs.

Son équipe est constituée d’une vingtaine de collaborateurs, dont :

• des opérateurs qui préparent, trient et parfois même restaurent les actes avant leur numérisation, leur indexation ou leur reliure ;
• des informaticiens qui répondent aux demandes de support d’assistance et/ou d’installations des solutions logicielles Xelians ;
• des commerciaux spécialisés et chevronnés, présents dans toutes les régions en France. Ils rencontrent, conseillent et accompagnent les notaires dans la transition numérique de leur office.

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Email : isabelle.lecaignard chez xelians.fr