Pouvez-vous nous présenter X-Act en quelques mots ?

X-Act est une solution de gestion électronique de documents (GED) conçue pour les notaires. Développée intégralement par Xelians, elle permet d’accéder facilement au fonds documentaire d’une étude via une interface simple et intuitive. X-Act propose une recherche en langage naturel permettant l’exploitation efficace et rapide des actes, qu’ils soient anciens (XIXème siècle) ou récents. Sa force est de capitaliser sur tout le patrimoine documentaire. C’est un gain de temps considérable et une vraie valeur ajoutée pour les études.

Comment fonctionne concrètement la solution ?

X-Act est proposé en mode SaaS, via une connexion sécurisée et une authentification personnelle. Chaque étude dispose d’un environnement cloisonné et dédié. La solution est enrichie de l’intégralité du fonds historique ou seulement des dernières décennies. L’ergonomie a été pensée et adaptée aux pratiques des notaires et de leurs collaborateurs. L’outil a été bêta-testé dans plusieurs études. Il s’interface avec les logiciels métiers : on peut lancer une recherche dans X-Act puis poursuivre directement la rédaction dans le logiciel habituel. Cette interopérabilité est un vrai plus.

Vous évoquez une recherche « intelligente ». Qu’apporte-t-elle ?

C’est l’une des grandes innovations de X-Act. Le logiciel lit aussi bien les actes manuscrits que numériques. Les métadonnées générées permettent des recherches en langage naturel, même avec fautes ou approximations. On peut demander par exemple : « Quelle est la superficie de la parcelle de la vente Raymond/Charpentier de 2012 ? »
L’outil fournit immédiatement la réponse. On peut retrouver en quelques secondes des informations qui, jusque-là, restaient enfouies dans les archives.

La sécurité des données est un sujet majeur pour les notaires. Quelles garanties apportez-vous ?

La sécurité des données est une exigence forte de nos clients. Nous œuvrons à garantir la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données traitées. Nous nous appuyons sur des certifications telles que l’ISO 27001 (version 2022) en cybersécurité et la certification Hébergement de Données de Santé (HDS).
Nos données sont stockées sur des serveurs hautement sécurisés, implantés uniquement en France, sur des infrastructures que nous contrôlons directement. Avec plus de 25 ans d’expérience auprès des notaires, et 300 références dans le droit et le chiffre, nous avons construit une expertise solide en matière de souveraineté.

Au-delà de votre cœur de métier, X-Act s’imposait-il comme une évidence dans l’offre de prestations proposées aux notaires par Xelians ?

Oui, c’est une suite logique. Depuis 25 ans, Xelians accompagne les notaires vers la numérisation. X-Act propose ainsi un outil moderne, sécurisé et adapté aux enjeux actuels de digitalisation. Capitaliser sur le fonds documentaire des études est l’aboutissement de nos prestations.

Et sur le plan économique ?

Le coût est une préoccupation légitime et X-Act a été conçu avec un modèle économique compétitif. L’idée est claire : offrir une solution performante et innovante à nos clients. Les gains de temps et de productivité en font un investissement rapidement rentable.

Contact :
secretariat.notaire chez xelians.fr
www.xelians.fr